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L’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce”una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, «lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».

Lo Smart Working non è però una semplice iniziativa di work-life balance e welfare aziendale per le persone: si innesca in un percorso di profondo cambiamento culturale e richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali, per cui si deve prevedere una roadmap dettagliata fase per fase. Bisogna sempre ricordare, infatti, che è un progetto intrinsecamente multidisciplinare, che presuppone una governance integrata tra gli attori coinvolti.

Come funziona lo Smart Working: le leve di progettazione

Un progetto di Smart Working è quindi un processo di cambiamento complesso che richiede di agire contemporaneamente su più leve e che deve partire da un’attenta considerazione degli obiettivi, delle priorità e delle peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali dell’organizzazione.

Inteso come nuovo modo di lavorare che consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale, è quindi anche il risultato di un sapiente uso dell’innovazione digitale a supporto di approcci strategici che puntano sull’integrazione e sulla collaborazione tra le persone, in particolare, e tra le organizzazioni, in generale. In tutto questo la tecnologia gioca un ruolo chiave, perché quando si parla di Digital Transformation nei luoghi di lavoro si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.

Bisogna comunque sempre tener presente che adottare lo Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie, lo Smart Working non è il telelavoro: è anche, e soprattutto, un paradigma che prevede la revisione del modello di leadership e dell’organizzazione, rafforzando il concetto di collaborazione e favorendo la condivisione di spazi. Nell’ottica smart, il concetto di ufficio diventa ‘aperto’, il vero spazio lavorativo è quello che favorisce la creatività delle persone, genera relazioni che oltrepassano i confini aziendali, stimola nuove idee e quindi nuovo business.

Smart Working: una misura da adottare in casi di emergenza, come il Coronavirus

Dopo il maxi esperimento di Smart Working della Cina, adesso anche in Italia per arginare il dilagare del Corononavirus si ricorre al lavoro agile, che grazie a un decreto attuativo approvato d’urgenza è applicabile da subito, anche senza un accordo preventivo con i dipendenti (così come richiede invece la Legge sul lavoro Agile del 2017). In particolare, il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6 – recante le misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da SARS-CoV-2 (è questa la sigla ufficiale che indica il Coronavirus, ndr) che causa la malattia COVID-19 – prevede “la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.  Come si legge sul testo pubblicato in Gazzetta ufficiale, la decisione è stata presa dalla Presidenza del Consiglio “ritenuta la straordinaria  necessità e urgenza di emanare disposizioni per contrastare l’emergenza epidemiologica da Covid-19, adottando misure di contrasto e contenimento  alla  diffusione  del predetto virus”.

Come hanno riportato in questi giorni diversi quotidiani, sono tante le aziende che hanno chiesto ai loro dipendenti di limitare le trasferte di lavoro e lavorare in Smart Working, utilizzando gli strumenti di collaboration a loro disposizione: A2A, Ibm, Intesa San Paolo, Pirelli, Salini Impregilo, PwC, KPMG, Luxottica, Enel, Eni, Saipem, Snam, Vodafone.

Lo Smart Working regolato per legge in Italia

Anche le istituzioni sono ormai consapevoli dell’importanza che ha oggi dare la possibilità ai dipendenti di lavorare in modo flessibile rispetto al luogo e all’orario attraverso l’uso delle tecnologie digitali, proprio in virtù degli effetti positivi riscontrati in termine di qualità di lavoro e di work-life balance. Lo testimonia l’entrata in vigore, nel giugno 2017, della legge 81/2017, il Jobs Act sul lavoro autonomo recante «Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato», che disciplina il lavoro agile in Italia.

Su tutto questo, nel nostro Paese, si è innestato anche un importante cambiamento di tipo legislativo: il 10 maggio 2017, il Senato della Repubblica ha infatti approvato in via definitiva il testo del Disegno di legge AC. N. 2233B che disciplina  lo Smart Working, definito, “l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”. È vero, il legislatore ha affrontato il tema dello Smart Working dal punto di vista dei luoghi e degli spazi deputati allo svolgimento delle proprie mansioni, ma non vi è dubbio che anche in ragione del nuovo quadro normativo si stanno aprendo nuove prospettive in termini di gestione dei dipendenti e dei flussi di lavoro, delle comunicazioni e delle filiere.

Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, a un anno dall’entrata in vigore della legge sul Lavoro Agile, nella PA, tra chi ha avviato progetti strutturati di Smart Working, ben il 60% lo ha fatto su stimolo della normativa, mentre solo il 23% degli enti pubblici aveva già pianificato di introdurre il Lavoro Agile prima dell’evoluzione della normativa e il 17% lo aveva introdotto prima dell’entrata in vigore. Tra le imprese invece la situazione è ben diversa: appena il 17% di chi fa Smart Working ritiene la normativa uno stimolo, mentre l’82% delle grandi imprese e il 76% delle PMI lo aveva già introdotto o pensato di farlo prima ancora della legge.

Tra le grandi imprese solo il 6% trova positivo l’impatto della legge, il 49% lo ritiene nullo e il 45% addirittura negativo, principalmente per la complicazione dei processi di trasmissione delle comunicazioni e l’adeguamento degli accordi individuali e delle policy. Più divisa sul tema la PA: per il 27% l’impatto è positivo, per il 43% nullo e per il 30% negativo.

Con la legge di Bilancio 2019, n. 145 del 30 dicembre 2018, è stato modificato l’articolo 18 del c.d. Jobs Act, inserendo il comma 3-bis secondo cui il datore di lavoro che stipula accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in modalità agile, deve dare priorità alle richieste di Smart Working formulate dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo obbligatorio di maternità e a quelle dei lavoratori con figli in condizioni di disabilità. In tal modo opera un vincolo al potere datoriale non solo nell’ambito della stipula del singolo accordo di lavoro agile ma, più in generale, a livello del potere/diritto di organizzazione di impresa e della gestione del personale.

Perché lo Smart Working conviene alle imprese (e non solo)

Lo Smart Working, in estrema sintesi, è una nuova dimensione del lavoro che – sfruttando la Mobility, la Unified Communication & Collaboration e il social computing – da un lato favorisce la produttività individuale e la continuità operativa dell’utente (e quindi del business), e, dall’altro, permette una significativa flessibilità rispetto al posto di lavoro. La chiave di volta? Cambiare i concetti di fruizione del tempo e dello spazio per favorire nuovi modelli di lavoro più efficaci ed efficienti.

Come si è accennato in precedenza, una della principali caratteristiche dello Smart Working è il forte cambiamento culturale.

«Lo Smart Working presuppone un profondo cambiamento organizzativo e culturale necessario per superare modelli di organizzazione del lavoro tradizionali. Restituire alle persone una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare per svolgere le proprie attività lavorative significa creare organizzazioni più flessibili, introdurre approcci di empowerment, delega e responsabilizzazione delle persone sui risultati, favorire la crescita dei talenti e l’innovazione diffusa».

Le persone sono oggi pronte al cambiamento, complice anche la diffusione dello smartphone che consente di comunicare, lavorare, rimanere connessi in mobilità. Il livello di disponibilità all’interazione digitale ha innescato una nuova curva di apprendimento spontanea delle persone, che oggi arrivano in azienda con un livello di preparazione e disponibilità all’innovazione un tempo inimmaginabili.

Entrando più in dettaglio, l’adozione di un modello “maturo” di Smart Working può produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore, secondo le più recenti rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Volendo proiettare l’impatto a livello di Sistema Paese, considerando che il lavoratori che potrebbero fare Smart Working sono almeno 5 milioni (circa il 22% del totale degli occupati) e che gli Smart Worker ad oggi sono 305mila, l’effetto dell’incremento della produttività media in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro, ipotizzando che la pervasività dello Smart Working possa arrivare al 70% dei lavoratori potenziali.

Ma i benefici non sono solo per le imprese: per i lavoratori, anche una sola giornata a settimana di remote working può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti e per l’ambiente, invece, determina una riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno, considerando che in media le persone percorrono circa 40 chilometri per recarsi al lavoro e ipotizzando che facciano un giorno a casa di lavoro da remoto.

I dati dell’Osservatorio Smart Working del Polimi

Non si può parlare di Smart Working se non si capisce meglio il contesto. Secondo l’Osservatorio Smart Working 2019, in Italia oggi ci sono 570mila smart worker (20% in più al 2018). Continua quindi il trend di crescita registrato negli anni passati. Secondo i dati 2019, il 76% degli smart worker è soddisfatto del proprio lavoro, contro il 55% degli altri dipendenti. Uno su tre è pienamente coinvolto nella realtà in cui opera, rispetto al 21% di chi lavora in modalità tradizionale. Inoltre, secondo le organizzazioni coinvolte nella ricerca, i principali benefici che scaturiscono dall’adozione dello Smart Working sono il miglioramento dell’equilibrio fra vita professionale e privata (46%) e la crescita della motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti (35%). È intressante notare che ancora la gestione degli smart worker presenta secondo i manager anche alcune criticità, in particolare le difficoltà nel gestire le urgenze (per il 34% dei responsabili), nell’utilizzare le tecnologie (32%) e nel pianificare le attività (26%); tuttavia è confortante che il 46% dei manager abbia dichiarato di non aver riscontrato alcuna criticità. La ricerca ha poi interrogato anche gli smart worker, che invece hanno indicato come prima difficoltà la percezione di isolamento (35%), seguita dalle distrazioni esterne (21%), dai problemi di comunicazione e collaborazione virtuale (11%) e dalla barriera tecnologica (11%).

Per capire come sta evolvendo il fenomeno è utile confrontare i dati 2019 rispetto a quanto riscontrato dall’Osservatorio Smart Working nel 2018. Innanzitutto, era stata stimata una presenza di circa 480mila smart worker, con un aumento del 20% rispetto al 2017, e un’incidenza del 12,6% del totale degli occupati che, in base alla tipologia di attività di lavoro che svolgono, potrebbero fare Smart Working. Il trend di crescita del 2018 era lo specchio della crescente consapevolezza che le aziende stavano acquisendo, alla luce dei benefici che lo Smart Working apporta alle aziende che lo implementano (l’Osservatorio stima un 15% di crescita della produttività), ai lavoratori (miglior equilibrio vita privata-lavoro) e alla collettività, in termini di minore inquinamento dell’aria in virtù della riduzione degli spostamenti. Per quanto riguardava le PMI, l’Osservatorio aveva rilevato una percentuale di progetti strutturati di Smart Working stabile all’8%: si trattava di iniziative basate su almeno due delle leve di progettazione dello Smart Working, ovvero flessibilità di luogo, di orario, ripensamento degli spazi, cultura orientata ai risultati e dotazione tecnologica adeguata per lavorare da remoto. Era emersa, poi, la presenza di un altro 16% che, pur non avendo iniziative strutturate, di fatto aveva implementato informalmente concetti di Smart Working.

La tecnologia che abilita lo Smart Working

A rendere possibile lo Smart Working sono le tecnologie digitali che permettono di scegliere il dove e quando lavorare, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Le tecnologie che supportano il lavoro da remoto sono già diffuse. Secondo quanto rilevato dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano le soluzioni a maggiore penetrazione sono quelle a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto e da diversi device (95%), seguite dalle iniziative di Mobility, che prevedono la presenza di device mobili e mobile business app (82%) e dai servizi di Social Collaboration (61%).

Di fatto, gli italiani oggi comunicano attraverso una pluralità di dispositivi proprietari e aziendali (dal 2011 si vendono, e non a caso, più smartpone e tablet che pc): il Bring Your Own Device (BYOD), un tempo avversato in azienda, è diventato il driver principale del lavoro agile. Anzi, non c’è Smart Working senza Enterprise Mobility Management: secondo l’Osservatorio è oggi il 14% delle organizzazioni ad averlo adottato. Di conseguenza, cresce l’esigenza di definire le politiche di gestione rispetto alla pluralità di dispositivi fissi e mobili utilizzati delle risorse che lavorano o collaborano con le organizzazioni. La business continuity, infatti, dipende sia dalla governance dei sistemi e dalla loro messa in sicurezza, sia dalla garanzia dei servizi che assicurano massima produttività individuale alle persone che lavorano.

In termini di dotazione tecnologica, quella standard per consentire il lavorare da remoto generalmente si compone di PC portatile, VPN e servizi di social collaboration. Solo quando necessari vengono introdotti device mobili come smartphone e tablet.

Dunque gestire la mobility è il primo passo delle aziende che vogliono fare Smart Working: secondo le cifre dell’Osservatorio rispetto ai dipendenti sempre presenti in ufficio è mediamente più produttivo (nell’ordine di un + 35-45%) chi lavora con orari flessibili. Questo perché il lavoro agile promuove la produttività individuale indipendentemente dal fatto di essere sempre presenti all’interno dell’azienda e fa assentare dal lavoro un tempo inferiore: circa il 63% in meno di chi svolge il suo lavoro in maniera tradizionale.

DAL PORTALE DEL MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI

Nell’ambito delle misure adottate dal Governo per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 (coronavirus), il Presidente del Consiglio dei ministri ha emanato il 1° marzo 2020 un nuovo Decreto che interviene sulle modalità di accesso allo smart working, confermate anche dal Decreto del 4 marzo 2020.

Come indicato nel DPCM dell’11 marzo 2020, si raccomanda venga attuato il massimo utilizzo, da parte delle imprese, di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.

Accedi alla procedura semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni di smart working, ai sensi del DPCM del 1° marzo 2020.

Per quesiti sull’utilizzo della procedura telematica, è possibile visitare l’URP e inviare una richiesta di assistenza.

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È, quindi, prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall’INAIL nella Circolare n. 48/2017.

A partire dal 15 novembre 2017, le aziende sottoscrittrici di accordi individuali di smart working potranno procedere al loro invio attraverso l’apposita piattaforma informatica messa a disposizione sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Per accedervi, sarà necessario possedere SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale); per tutti i soggetti già in possesso delle credenziali di accesso al portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, si potrà utilizzare l’applicativo anche senza SPID.

Nell’invio dell’accordo individuale dovranno essere indicati i dati del datore di lavoro, del lavoratore, della tipologia di lavoro agile (tempo determinato o indeterminato) e della sua durata. Sarà, inoltre, possibile modificare i dati già inseriti a sistema o procedere all’annullamento dell’invio.

Le aziende che sottoscrivono un numero di accordi individuali elevato potranno effettuare la comunicazione in forma massiva.

2020-04-08T11:31:44+00:00