La trasformazione digitale è un tema di grande attualità e molte aziende hanno avviato o desidererebbero intraprendere questo percorso, riconoscendo che si tratta di un’evoluzione necessaria per poter competere in modo efficace nel mercato odierno. D’altro canto anche i governi stanno finanziando questo tipo di investimenti, per cui gli imprenditori sono ancor più propensi a procedere, quantomeno con progetti pilota.

Ma affrontare questo importante passaggio è più facile a dirsi che a farsi. Se da un lato la maggioranza delle grosse aziende ha messo in piedi team dedicati e ingaggiato agenzie di consulenza per guidare la digital transformation, dall’altro le piccole e medie realtà (e diverse delle grandi, soprattutto se guardiamo al nostro paese) faticano a reggere il passo e soprattutto ad impostare un percorso corretto.

Vediamo quindi gli step da seguire per introdurre efficacemente l’innovazione digitale.

Passo 1: chiarire di cosa si tratta

Il primo passo è quello di comprendere e definire chiaramente il tipo di cambiamento che ci si accinge a portare in azienda, sia a livello generale, sia in relazione al settore di appartenenza dell’azienda stessa.

La principale trappola per chi si trova al timone delle imprese è quella di non interpretare correttamente il concetto di digitale e quindi di non comprendere la portata del cambio culturale che il digitale porta con sé. Non si tratta di rinnovare i sistemi IT, ma di avviarsi verso una trasformazione dei processi aziendali, dei modelli gestionali, delle opportunità di business che possono nascere dall’ecosistema digitale. Si tratta di un cambiamento di mentalità certamente sfidante, che richiede una meticolosa pianificazione e soprattutto una leadership impegnata attivamente per diffondere cultura e processi dall’alto verso il basso.

Passo 2: creare una forte motivazione

Il secondo passo è quello di creare un senso di necessità, di urgenza del cambiamento. Questa fase può essere complessa, soprattutto in quelle situazioni in cui l’azienda ottiene ancora risultati soddisfacenti e non si vedono nubi all’orizzonte. Può essere altrettanto complesso il caso in cui l’azienda sta perdendo quote di mercato e fatturato, perché le poche risorse economiche possono limitare, se non bloccare, qualsiasi iniziativa di innovazione.

A prescindere dalla situazione, le modalità per spingere nella direzione del cambiamento sono due: la prima è mettendo in evidenza i rischi del non-cambiamento, cogliendo magari i primi segnali di sofferenza dell’azienda dovuti all’arretratezza rispetto ai propri competitor; la seconda modalità consiste nel creare entusiasmo e apertura, ispirare le persone, spingere il management a confrontarsi con aziende che hanno maggiore maturità digitale. Questo li sprona a comprendere i punti di forza e i modelli aziendali delle aziende più evolute, da cui successivamente trarre spunto.

Passo 3: avviare l’iniziativa e definire gli obiettivi

La digital transformation richiede il coinvolgimento di tutta l’azienda. Si tratta di una condizione indispensabile per affrontare un passaggio così radicale di innovazione e trasformazione dei processi aziendali. Non può essere portato avanti dal solo top management, né da un solo reparto.

L’iniziativa deve godere di una forte sponsorizzazione da parte del vertice aziendale e coinvolgere attivamente tutto il management e tutti i dipendenti. La dirigenza deve collaborare con i reparti per gestire qualsiasi resistenza all’idea del cambiamento e rimuovere qualsiasi ostacolo lungo il percorso verso la trasformazione digitale.

È fondamentale che vi sia una mappatura chiara degli obiettivi che vengono assegnati ai dipartimenti e a tutte le figure chiave, che dovranno far propri tali obiettivi e convalidarli lungo il percorso. Come sempre avere le persone giuste al posto giusto può fare un’enorme differenza, ma coinvolgendo le persone riguardo agli obiettivi e ottenendo l’approvazione del piano in anticipo, si potrà ottenere molto anche dai meno convinti e sarà quindi più facile puntare al successo.

Ma quali dovrebbero essere gli obiettivi? Iniziamo a ragionare sul cambiamento. Cos’è? Quale impatto ha avuto la trasformazione digitale nel mercato del lavoro? Quale impatto potrebbe avere sulla tua azienda? Per capire quale sia il percorso giusto per la tua azienda devi prima guardarti intorno. Quali opportunità stanno nascendo? Come si stanno muovendo i tuoi competitor? Che tecnologie utilizzano? Hanno un vantaggio digitale che rappresenta una minaccia per il business della tua azienda?

È importante farsi tutte le domande possibili e fare tutte le valutazioni necessarie per capire dove si vuole arrivare e quali sono i passi da intraprendere.

Passo 4: definire il piano

Posti gli obiettivi, si pone l’importante attività di valutazione dell’attuale configurazione aziendale. La differenza tra il punto di partenza ed il punto di arrivo rappresenterà l’area di lavoro dove svilupperemo il nostro specifico percorso di trasformazione digitale. Non potrà essere qualcosa di improvviso e radicale, ma richiederà come minimo dai tre ai cinque anni per essere sviluppato. Dovremo cambiare la cultura, implementare la tecnologia, modificare le abitudini su larga scala, attivare nuove skill (che non è detto siano presenti in azienda) e nuovi processi decisionali: si tratta di un lavoro enorme, indipendentemente dalla dimensione dell’organizzazione.

Una buona strategia è quella di lanciare un progetto pilota, che sia trasversale tra i vari reparti e che sia significativo, ossia che abbia un impatto visibile. Possibilmente che abbia anche buone probabilità di successo, per creare maggior motivazione nel proseguire il percorso ed estendere quanto appreso ad altri progetti, fino a permeare l’intera organizzazione. Non vi sono però regole precise o strategie infallibili: ogni azienda ha le proprie peculiarità e deve perciò trovare le proprie modalità ottimali.

Passo 5: attuare il piano e monitorare i risultati

Quali che siano le modalità scelte dall’organizzazione, il percorso di sviluppo di ogni strategia di digital transformation segue una serie di passaggi assimilabili a quelli che Bruce Tuckman (psicologo specializzato in dinamiche di gruppo) aveva indicato nel suo modello di sviluppo:

a) Forming: l’organizzazione inizia ad investire in tecnologia, ma opera con le modalità che le sono familiari, adottando le stesse metodologie di gestione dei processi e gli stessi modelli di business utilizzati in passato. L’innovazione digitale è limitata all’introduzione di nuovi strumenti informatici e a sporadiche sperimentazioni, spesso di carattere individuale.

b) Storming: il digitale prende piede nel quotidiano di tutti i membri dell’organizzazione, è sentita la necessità di formazione sul digitale e sui nuovi strumenti. La creatività ed un nuovo mindset portano alla creazione di progetti di miglioramento dei processi, che inizialmente si collocano in modo disparato e confuso all’interno dell’organizzazione. Con l’andare del tempo tali iniziative si strutturano sempre meglio e si coordinano tra loro, aumentando l’esigenza di nuova tecnologia, portando l’azienda alla fase successiva.

c) Norming: all’interno dell’azienda si riconosce la forza dirompente della trasformazione digitale e nasce un team interamente dedicato alla configurazione e alla conduzione della strategia globale di digital transformation. Tale team si occupa anche del coordinamento e della supervisione dei progetti di innovazione, gestiti in linea con gli obiettivi e con la nuova cultura digitale che si sta ormai affermando.

d) Performingla trasformazione digitale diventa una vera e propria modalità di business, una nuova cultura che permea l’intera azienda. L’organizzazione acquisisce la piena consapevolezza del driver digitale e sa sfruttare al meglio le nuove tecnologie e i processi agili, trasformandoli in un vantaggio competitivo per il proprio business.

Passo 6: miglioramento continuo

Anche per quanto riguarda il processo di digital transformation si applica il concetto di kaizen, ossia il miglioramento continuo a piccoli passi che coinvolge attivamente tutto il personale dell’azienda, attraverso un processo di cambiamento di valori, attitudini, comportamenti e culture organizzative.

La definizione di un set di indicatori strategici, ed il loro monitoraggio continuo, serviranno a garantire che la maturità digitale dell’organizzazione mantenga i livelli previsti, oltre che ad individuare eventuali gap, a fronte dei quali saranno poste in essere adeguate azioni correttive.

Bonus track: predisporre la tecnologia

Il cambiamento culturale è certamente importante, ma c’è anche un’ovvia componente tecnologica nella digital transformation. sistemi informativi aziendali svolgono un ruolo vitale nel percorso di trasformazione digitale di processi, prodotti e servizi.

I punti fondamentali da tenere in considerazione sono i seguenti:

1) Razionalizzazione, padronanza e massimizzazione dell’architettura IT: per supportare adeguatamente il percorso di trasformazione digitale è necessario disporre di un’adeguata infrastruttura IT, cosa che normalmente richiede un progetto più o meno ampio di ristrutturazione e riorganizzazione dei sistemi IT presenti. Normalmente tale processo porta a sistemi più semplici e più potenti. L’infrastruttura dovrà essere correttamente dimensionata, scalabile, efficiente, moderna e sfruttare le potenzialità del cloud;

2) Ottimizzazione dei processi e supporto completo da parte dei sistemi informativi: ogni implementazione applicativa di successo ha come prerequisito la presenza di un set procedurale ben definito, correttamente comunicato e rispettato. Andranno censite anche le istruzioni operative, la modulistica e gli elaborati necessari, in modo che le attività extra-sistema siano ridotte al minimo;

3) Allineamento stretto dell’IT con la strategia aziendale: i progetti IT dovranno essere pianificati in linea con le strategie e le esigenze aziendali, in modo da massimizzarne il rapporto costo/beneficio in ottica della roadmap di trasformazione digitale;

4) Massimo sfruttamento delle potenzialità offerte dai sistemi IT: molto spesso le potenzialità offerte dai sistemi e dalle business applications non sono sfruttate a pieno. Oltre ad un’adeguata formazione, occorre individuare un pool di manager proattivi e pronti ad applicare con rigore un’analisi delle attività che possono essere trasferite dalla manualità all’automazione, con lo scopo di migliorare l’efficienza operativa. Per quanto riguarda l’efficienza decisionale, è necessario disporre di sistemi atti a raccogliere ed elaborare – in tempo reale o quasi – tutti quei dati che contribuiscono alla formazione degli indicatori aziendali a supporto del management.

In conclusione

Il processo di digital transformation coinvolge tutti gli aspetti del business e tutti i reparti aziendali. Occorre un vertice aziendale che sponsorizzi il processo in modo vigoroso e continuo. È necessario  aver chiari gli obiettivi, allinearli alla vision dell’organizzazione, comunicarli a tutta la struttura ed in particolare al management di prima linea, che dovrà essere proattivo e rimuovere ogni resistenza interna. Occorre aver chiaro il punto di partenza e pianificare un percorso di sviluppo, iniziando con alcuni progetti pilota di rilievo. Bisogna assicurarsi di disporre di tutte le risorse necessarie al successo dell’iniziativa: personale dotato delle skill e delle attitudini in primis, ma anche un’infrastruttura tecnologica, sistemi e applicazioni IT, che sostengano ed accompagnino tutto il processo innovativo.

Portare questo cambiamento culturale e tecnologico potrebbe creare qualche timore in chi deve decidere se affrontare tutto il processo, ma nel panorama iper-competitivo di oggi, la digital transformation è diventata un fattore ormai indispensabile per costruire un futuro di successo per la propria azienda.

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